Każdy nowy rok przynosi dla działów kadr szereg zadań do zrealizowania, które są nie tylko skutkiem zmian przepisów prawnych, ale także koniecznością podsumowania minionego roku oraz zaplanowania działań na nadchodzący okres. W 2025 roku pracodawcom zostanie przedstawiona lista nowych obowiązków, które będą wymagały szczególnej uwagi. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki, które mają wpływ na organizację pracy oraz podejście do zatrudnianych pracowników.
Czas pracy w 2025 r.
Obliczenie wymiaru czasu pracy należało do najważniejszych obowiązków pracodawcy na początku roku. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy jasno określa, że czas pracy w pełnym wymiarze nie może przekraczać 8 godzin na dobę oraz 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. Dla roku 2025 przewiduje się łącznie 250 dni pracujących i 2000 godzin pracy, z zaznaczeniem, że liczba dni wolnych wyniesie 115 – co wymaga precyzyjnego planowania i przeliczeń.
W związku z nowymi regulacjami, które były omawiane w ubiegłym roku, warto zauważyć, że zasady dotyczące obliczania czasu pracy pozostają bez zmian, co oznacza konieczność zweryfikowania harmonogramów pracy i planu urlopów.
Urlopy pracowników: udzielanie i zaległości
Jednym z kluczowych aspektów w pracy działu kadr jest zrealizowanie obowiązków związanych z udzielaniem urlopów. Pracownicy mają prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, który powinni wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Jeśli nie wykorzystają urlopu, pozostaje on urlopem zaległym i pracodawca musi go udzielić najpóźniej do 30 września kolejnego roku.
Więcej o zaległych urlopach przeczytasz w jednym z naszych poprzednich artykułów:
https://biurorachunkowegusto.pl/2024/09/11/zalegly-urlop-wypoczynkowy/
Jeżeli pracownik mimo zachęt nie wykorzysta swojego urlopu, sytuacja staje się problematyczna. Warto przypomnieć, że choć pracodawca nie może narzucać terminów urlopowych bez ustalenia planu urlopów, to w przypadku zaległego urlopu termin jego udzielenia powinien być ustalany w porozumieniu z pracownikiem.
Wzrost minimalnego wynagrodzenia
1 stycznia 2025 roku obowiązywać będzie nowa wysokość minimalnego wynagrodzenia, które wyniesie 4666 zł brutto. Istotne jest, aby każdy pracodawca zweryfikował wynagrodzenia swoich pracowników, by dostosować je do nowej stawki. Oddzielenie wynagrodzenia na podstawie przekroczonych progów oraz dbałość o prawidłowe naliczanie wyrównań będzie kluczowe w kontekście planowania budżetu na wynagrodzenia.
Obowiązki Informacyjne: aktualizacja warunków zatrudnienia
W kontekście zmieniających się przepisów nie można zapominać o obowiązku informacyjnym, który na pracodawcę nakłada ustawodawca. Zmiany, które zaszły w regulacjach dotyczących zatrudnienia, powinny być niezwłocznie przekazywane pracownikom. W nowym roku pracodawca ma obowiązek aktualizacji informacji dotyczących warunków zatrudnienia, z szczególnym uwzględnieniem wymiaru urlopu oraz długości okresu wypowiedzenia. To właśnie te elementy najczęściej podlegają zmianom w trakcie trwania zatrudnienia. Choć aktualizacje nie muszą odbywać się wyłącznie na przełomie roku, to jest to doskonała chwila, aby zweryfikować i dostosować wszelkie niezbędne informacje.
Zmiany w zakresie zasiłków i ochrony wynagrodzeń
Od 1 stycznia 2025 roku pracodawcy, zatrudniający powyżej 20 ubezpieczonych, stają się zobowiązani do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to konieczność stałego monitorowania stanu zatrudnienia oraz dostosowania do wymogów ZUS. W przypadku zajęć alimentacyjnych, pracodawca powinien wdrożyć odpowiednie procedury, by zabezpieczyć minimalną kwotę wynagrodzenia dla pracownika.
Co więcej, na pracodawcach ciąży również obowiązek składania formularza ZUS IWA do końca stycznia następnego roku, w którym muszą zgłosić dane dotyczące wypadków przy pracy. Pracodawcy, którzy zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w danym roku, muszą wypełnić ten dokument.
Szczególne obowiązki pracodawców: Bezpieczeństwo i Higiena Pracy – wprowadzenie rejestru prac przy substancjach chemicznych
Pracodawcy, których działalność wiąże się z wykorzystaniem substancji chemicznych, muszą prowadzić rejestry dotyczące narażeń na chemikalia, które mogą mieć działanie rakotwórcze lub mutagenne. Obowiązek ten wymaga nie tylko skrupulatności w dokumentowaniu danych, ale również działań mających na celu ochronę zdrowia pracowników. Niezbędne jest zebranie informacji na temat procesów technologicznych, wykazu pracowników narażonych na substancje chemiczne oraz podejmowanych działań ograniczających ryzyko. Przekazywanie tych informacji do odpowiednich instytucji – Wojewódzkiego Inspektoratu Sanitarnego oraz Okręgowego Inspektoratu Pracy – powinno odbywać się corocznie do 15 stycznia.
Plan urlopów – klucz do zorganizowanej pracy
Sporządzanie planu urlopów to kolejny istotny element pracy działu kadr. Choć jego tworzenie przestało być obowiązkowe, może ono bardzo ułatwić sytuację w zakładzie pracy, redukując ryzyko gromadzenia się zaległości w urlopach. Opracowując plan, pracodawca ma szansę uwzględnić wnioski pracowników oraz zapewnić ciągłość pracy. Warto dodać, że pierwszeństwo w udzielaniu urlopu mają pracownicy z zaległym wypoczynkiem.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
W przypadku rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. W 2025 roku współczynnik urlopowy wyniesie 20,83. Należy o tym pamiętać i odpowiednio przygotować kalkulacje, aby nie narazić się na ewentualne roszczenia ze strony byłych pracowników.
Nowe regulacje w procesie zatrudnienia
Z perspektywy zatrudnienia nowe regulacje w 2025 roku mogą wpłynąć na procesy rekrutacyjne oraz komunikację między pracodawcą a pracownikami. Już teraz warto zadbać o to, by wszyscy zatrudnieni zdawali sobie sprawę ze swoich praw oraz obowiązków wynikających ze zmiany przepisów. Pracodawcy powinni wdrożyć nowe procedury oraz systemy informacyjne, aby efektywnie zarządzać tymi aspektami.
Podsumowanie: Pracodawcy, stając w obliczu licznych zmian i obowiązków na początku 2025 roku, muszą być gotowi na dostosowanie swoich procedur oraz polityki personalnej. Dokładne planowanie czasu pracy, monitorowanie wykorzystania urlopów oraz dostosowanie wynagrodzeń do ustawowych wymogów stanie się kluczowe dla zachowania sztuki zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Dział kadr będzie miał zadanie nie tylko przestrzegania przepisów, ale też tworzenia przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, co dodatkowo może przyczynić się do zadowolenia pracowników i efektywności ich pracy.
Rozpoczynając nowy rok, pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na te aspekty, aby zapewnić nie tylko zgodność z prawem, ale również stworzyć fundamenty dla dalszego rozwoju organizacji i zbudowania trwałych relacji z pracownikami. Dostosowanie się do nowych regulacji, odpowiednie planowanie oraz aktywne zarządzanie procesami kadrowymi z pewnością przyczyni się do sukcesu w nadchodzących miesiącach.
Źródło: INFORLEX
Szukasz profesjonalnej obsługi księgowej, kadrowej i płacowej?
Biuro Rachunkowe Gusto to gwarancja rzetelności, terminowości i pełnego wsparcia dla Twojego biznesu. Oferujemy kompleksową obsługę kadr, księgowości oraz gwarantujemy pełne wsparcie na każdym etapie prowadzenia działalności.
Zaufaj ekspertom i skoncentruj się na rozwoju swojej firmy!
Zapraszamy do współpracy.
You must be logged in to post a comment.