Limit 30-krotności – konsekwencje przekroczenia limitu dla pracodawcy w 2024 roku.

Limit 30-krotności wynagrodzenia stanowi górną granicę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którą pracodawcy są zobowiązani monitorować. W 2024 roku limit ten wynosi 234 720 zł, co jest efektem pomnożenia prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (7824 zł) przez 30. Zasada ta wynika z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 19 ust. 1).

Limity te mają wpływ nie tylko na wysokość składek i podatków, lecz także na podstawę obliczeń zasiłków chorobowych i potrąceń z wynagrodzenia, co może przełożyć się na istotne zmiany w kosztach zatrudnienia i obciążeniach finansowych pracownika.

Zasady stosowania limitu 30-krotności

1. Składki emerytalno-rentowe i FEP – po przekroczeniu limitu pracodawca powinien zaprzestać dalszego naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) do końca roku kalendarzowego.

2. Wyłączenia – limit 30-krotności nie dotyczy składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne, ani składek na Fundusz Pracy (FP), Fundusz Solidarnościowy (FS) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Pracodawcy muszą odprowadzać te należności na ogólnych zasadach, niezależnie od przekroczenia progu składek emerytalno-rentowych.

Ścisłe przestrzeganie tego limitu jest kluczowe dla prawidłowych rozliczeń z ZUS i uniknięcia niepotrzebnych kosztów. Przekroczenie limitu i związane z nim zmiany w składkach mogą również mieć wpływ na wysokość świadczeń, co stanowi dodatkowy aspekt, który pracodawcy powinni wziąć pod uwagę.

Przekroczenie rocznego limitu składek – kluczowe zasady i procedury dla pracodawców

Aby prawidłowo monitorować, czy pracownik osiągnął roczną granicę podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych, pracodawcy powinni uwzględniać kilka kluczowych zasad:

1. Obliczając oskładkowany przychód narastająco, brany jest pod uwagę przychód uzyskany przez pracownika od stycznia danego roku, który zlicza się narastająco przez kolejne miesiące.
2. Decyduje data wypłaty – kluczowa jest data wypłaty świadczeń objętych składkami, a nie okres, za który świadczenia przysługują. Oznacza to, że świadczenia wypłacone np. w styczniu za pracę wykonaną w grudniu poprzedniego roku zalicza się do przychodu bieżącego roku.
3. Uwzględniając przychód ze wszystkich tytułów, ZUS bierze pod uwagę podstawę wymiaru składek z różnych tytułów do ubezpieczeń społecznych, takich jak umowa o pracę czy umowa zlecenie, o ile są one objęte obowiązkowymi lub dobrowolnymi składkami emerytalnymi i rentowymi, przy ocenie przekroczenia rocznego limitu.

Źródła informacji o przekroczeniu rocznego limitu składek

Aby ustalić, czy pracownik przekroczył roczny limit, pracodawca może skorzystać z kilku źródeł informacji:

1. Oświadczenie ubezpieczonego – jeśli składki na ubezpieczenia społeczne odprowadzają za pracownika różni płatnicy, pracownik powinien złożyć oświadczenie. W takim przypadku w imiennym raporcie ZUS RCA należy wskazać kod 1 w polu 02 bloku III.B.
2. Dokumentacja płacowa pracodawcy – pracodawca, który na bieżąco śledzi oskładkowany przychód, może samodzielnie określić moment przekroczenia limitu. W raporcie ZUS RCA stosuje się wówczas kod 2.
3. Informacja z ZUS – ZUS może również poinformować pracodawcę o przekroczeniu limitu składek. W takiej sytuacji w raporcie ZUS RCA należy wpisać kod 3.

Alternatywnie, pracodawca może złożyć wniosek RRP, aby ZUS potwierdził przekroczenie limitu. Wniosek można złożyć elektronicznie za pomocą PUE ZUS, osobiście w placówce ZUS lub przesłać pocztą.

Obowiązek informowania o przekroczeniu rocznego limitu składek

Pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek monitorowania rocznego przychodu zatrudnionego pod kątem przekroczenia limitu 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. 

Jeśli jednak pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców, musi samodzielnie kontrolować swój roczny przychód narastająco, aby uniknąć nadmiernego odprowadzania składek emerytalno-rentowych. W przypadku osiągnięcia górnego pułapu podstawy wymiaru składek pracownik powinien niezwłocznie poinformować każdego z pracodawców, aby wstrzymali dalsze naliczanie składek.

Dla celów dowodowych pracodawca powinien wymagać takiej informacji od pracownika w formie pisemnej, co zapewnia zgodność z przepisami (art. 19 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i chroni obie strony przed potencjalnymi nieprawidłowościami w rozliczeniach.

W przypadku błędnego zawiadomienia o przekroczeniu rocznego limitu składek, w wyniku którego pracodawca zaprzestał odprowadzania należnych składek emerytalno-rentowych, pełną odpowiedzialność finansową ponosi ubezpieczony. 

Oznacza to, że pracownik, który źle ocenił wysokość swojego rocznego przychodu i poinformował pracodawcę o osiągnięciu limitu, musi ponieść konsekwencje takiego błędu, w tym ewentualne odsetki za zwłokę od nieopłaconych składek.

Pracodawca ma prawo wymagać od pracownika spłaty całego zadłużenia powstałego z tytułu nieopłaconych składek wraz z odsetkami. Taka procedura jest zgodna z przepisami (§ 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek).

Przepisy te nakładają na pracownika odpowiedzialność za prawidłowe monitorowanie przychodu i informowanie pracodawcy o faktycznym przekroczeniu limitu składek.