Wystawianie faktur czyli niezbędne oraz opcjonalne składniki faktury. W jakich sytuacjach oraz dotyczących jakich transakcji można wystawić fakturę VAT? Które przepisy prawne to określają?

Zasady wystawiania faktur określają przepisy zawarte w art. 106a–106q ustawy o VAT. Szczegółowe wymagania dotyczące obowiązkowych i opcjonalnych elementów faktury, terminów jej wystawienia oraz rodzajów transakcji, za które można wystawić fakturę VAT, zostały przedstawione poniżej. 

Elementy faktur są szczegółowo określone w przepisach art. 106e ustawy o VAT, które dzielą je na trzy grupy:

1. Obowiązkowe elementy faktur – zawarte w art. 106e ust. 1–3, dotyczą podstawowych informacji, które muszą znaleźć się na większości faktur.

2. Elementy obowiązkowe tylko dla niektórych faktur – wymienione w art. 106e ust. 4, są wymagane w specyficznych sytuacjach, takich jak faktury zaliczkowe lub faktury uproszczone.

3. Fakultatywne elementy faktur – opisane w art. 106e ust. 5, które mogą być dołączone w zależności od decyzji wystawcy faktury lub dodatkowych wymogów wewnętrznych firmy.

Elementy obowiązkowe dzielą się dalej na te, które są wymagane na większości faktur oraz te, które obowiązują wyłącznie w przypadku specyficznych rodzajów faktur;

Lista elementów obowiązkowych, które powinny znaleźć się na fakturze zgodnie z przepisami ustawy o VAT:

• Data wystawienia.
• Unikalny numer faktury w ramach jednej lub kilku serii.
• Imię i nazwisko lub nazwa podatnika i nabywcy oraz ich adresy.
• Numer NIP podatnika, a w niektórych przypadkach poprzedzony kodem PL (art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a).
• Numer NIP nabywcy, w przypadku nabywcy z UE – numer VAT UE (kod państwa + numer, art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b).
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (dotyczy faktur zaliczkowych), jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
• Nazwa lub rodzaj towaru/usługi.
• Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
• Cena jednostkowa netto towaru lub usługi (bez podatku).
• Kwoty wszelkich rabatów lub obniżek, jeśli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto.
• Wartość sprzedaży netto (bez podatku).
• Stawka podatku lub VAT od wartości dodanej.
• Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na różne stawki podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku.
• Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku.
• Kwota należności ogółem.

Elementy obowiązkowe dla niektórych faktur, to:

W poniższym zestawieniu znajdują się szczególne oznaczenia i informacje, które mogą być wymagane na fakturach w zależności od specyficznych okoliczności transakcji:

• Metoda kasowa – oznaczenie „metoda kasowa” na fakturze, gdy obowiązek podatkowy powstaje przy otrzymaniu całości lub części zapłaty (zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 i art. 21 ust. 1).
• Samofakturowanie – wyraz „samofakturowanie” dla faktur wystawionych zgodnie z art. 106d ust. 1.
• Odwrotne obciążenie – oznaczenie „odwrotne obciążenie” przy dostawach, gdzie nabywca jest odpowiedzialny za rozliczenie podatku.
• Mechanizm podzielonej płatności – przy transakcjach powyżej 15 000 zł z towarami/usługami wymienionymi w załączniku nr 15 do ustawy.
• Zwolnienie z VAT – wskazanie podstawy prawnej dla dostaw/usług zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, lub przepisy dyrektywy 2006/112).
• Egzekucja – dane organu egzekucyjnego lub komornika oraz dłużnika (art. 106c).
• Przedstawiciel podatkowy – dane przedstawiciela podatkowego wystawiającego fakturę w imieniu podatnika.
• Nowe środki transportu – szczegóły dla wewnątrz­wspólnotowej dostawy nowych środków transportu, w tym data i przebieg/wykorzystanie.
• Transakcja trójstronna – szczegóły wymagane przy procedurze uproszczonej dla dostaw wewnątrzwspólnotowych.
• Transakcje unijne – numery identyfikacyjne VAT (z kodami kraju), zgodnie z art. 97 ust. 10.

Elementy, których niektóre faktury nie mogą zawierać:

Rodzaj faktury	Dane, których faktura nie może zawierać, to:
Faktura, która dokumentuje wewnątrzwspólnotową dostawę nowego środka transportu przez podatnika wskazanego w art. 16 ustawy o VAT.	Numer identyfikacyjny podatnika dla potrzeb VAT.
Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną od podatku	– wysokość stawki podatku   – całkowita wartość sprzedaży netto   – kwota podatku obliczona na podstawie całkowitej wartości sprzedaży netto
Faktura, która potwierdza świadczenie usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, wystawiona przez podatnika zidentyfikowanego w ramach procedury OSS, przy czym Polska jest państwem członkowskim, w którym podatnik został zidentyfikowany.	Numer identyfikacyjny podatnika dla potrzeb VAT.
Faktura potwierdzająca sprzedaż towarów importowanych na odległość, rozliczaną w ramach specjalnej procedury dotyczącej tej formy sprzedaży.	Numer identyfikacyjny podatnika dla potrzeb VAT.

Fakultatywne elementy faktur:

Rodzaj faktury	Dane, których nie musi zawierać faktura, to:
Faktury wystawiane w sytuacji określonej w art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT dotyczą transakcji realizowanych na rzecz podatnika z innego państwa członkowskiego UE, który jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT za sprzedawcę.	– Kwoty rabatów lub obniżek cen, które nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto, w tym rabaty za wcześniejszą zapłatę.   – Stawka podatku.   – Łączna wartość sprzedaży netto.   – Kwota podatku naliczonego od sumy wartości sprzedaży netto.
Faktury wystawiane w sytuacji określonej w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT dotyczą przypadków, gdy miejsce świadczenia usług znajduje się na terytorium państwa trzeciego.	– Numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług dla celów podatkowych, pod którym otrzymał towary lub usługi.   – Stawka podatku.   – Całkowita wartość sprzedaży netto.   – Kwota podatku naliczonego od całkowitej wartości sprzedaży netto.
Faktury uproszczone są wystawiane w sytuacjach, gdy całkowita kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro. W przypadku tych faktur konieczne jest również, aby zawierały informacje umożliwiające określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek podatkowych.	– Dane nabywcy towarów lub usług, w tym imię i nazwisko lub nazwa oraz adres.   – Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.   – Cena jednostkowa towaru lub usługi bez podatku (cena jednostkowa netto).   – Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez podatku (wartość sprzedaży netto).   – Stawka podatku.   – Łączna wartość sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą różnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną z podatku.   – Kwota podatku naliczonego od łącznej wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty odpowiadające poszczególnym stawkom podatku.

Zasady wystawiania faktur określone w ustawie o VAT obejmują zarówno faktury papierowe, elektroniczne, jak i ustrukturyzowane wystawiane przez KSeF. Przepisy art. 106a–106b regulują zasady ogólne, natomiast zasady dotyczące faktur ustrukturyzowanych znajdują się w art. 106na–106ne.

Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury w sytuacjach takich jak:

1. Sprzedaż oraz dostawa towarów lub świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku, VAT lub podatku o podobnym charakterze, jak również na rzecz osoby prawnej, która nie jest podatnikiem;
2. Sprzedaż na odległość wewnątrz UE, chyba że podatnik korzysta z procedury OSS;
3. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów do podmiotów innych niż wymienione wyżej;
4. Otrzymanie zapłaty (całości lub części) przed realizacją czynności wskazanych w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadków, gdy:
   • dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
   • zapłata odnosi się do czynności, gdzie obowiązek podatkowy wynika z art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. media, najem),
   • obejmuje transfer bonów jednego przeznaczenia, gdzie obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Biuro Rachunkowe Gusto z przyjemnością informuje, że dla wszystkich naszych klientów udostępniamy bezpłatne oprogramowanie do fakturowania! Narzędzie to spełnia wszystkie aktualne wymogi prawne, co znacznie ułatwia proces wystawiania faktur oraz zarządzania dokumentacją.