Faktury elektroniczne a odliczenie VAT – zasady i warunki, które należy spełnić.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej staje się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców, którzy szukają wygodnych i efektywnych rozwiązań. Cyfryzacja dokumentacji biznesowej, w tym faktur VAT, nie tylko ułatwia organizację i wyszukiwanie dokumentów, ale również wpisuje się w nowoczesne trendy zarządzania firmą.

Faktury w obrocie gospodarczym – definicje i wymogi

Na mocy przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), faktura jest dokumentem, który może występować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Art. 2 pkt 31 ustawy definiuje fakturę jako dokument, który musi zawierać wszystkie wymagane przepisami dane. Z kolei art. 2 pkt 32 wyjaśnia, że faktura elektroniczna to dokument wystawiony i otrzymany w formacie elektronicznym, co może obejmować różne rodzaje plików, takie jak PDF czy XML. 

Ponadto, ustawa przewiduje istnienie faktur ustrukturyzowanych, które są wystawiane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Każda faktura wystawiona przez ten system otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, co dodatkowo usprawnia proces ich archiwizacji i kontroli (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Czy można odliczyć VAT z faktur elektronicznych?

Możliwość odliczenia VAT z faktur elektronicznych występuje, o ile podatnik spełni określone warunki. Kluczowe zasady związane z odliczeniem podatku VAT pozostają takie same zarówno dla faktur papierowych, jak i elektronicznych.

Niezależnie od formatu, przedsiębiorca może odliczyć VAT, jeśli:

• otrzymał fakturę wystawioną zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• faktura dokumentuje transakcję, która podlega opodatkowaniu VAT,
• przedsiębiorca prowadzi działalność opodatkowaną VAT.

Faktura elektroniczna musi być wystawiona zgodnie z wymogami formalnymi oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.

Przechowywanie faktur elektronicznych – co należy wiedzieć?

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej niesie za sobą wiele korzyści, takich jak:

• łatwy dostęp do dokumentów,
• możliwość szybkiego wyszukiwania i porządkowania dokumentów,
• ograniczenie przestrzeni potrzebnej na tradycyjne archiwum papierowe.

Jednak, aby skorzystać z możliwości odliczenia VAT, należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach. Faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność treści oraz czytelność. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi posiadać odpowiedni system, który umożliwi bezpieczne archiwizowanie faktur elektronicznych przez wymagany przepisami okres (zwykle 5 lat).

Z przyjemnością informujemy, że Biuro Rachunkowe Gusto korzysta z nowoczesnego elektronicznego systemu obiegu informacji!

Dzięki temu rozwiązaniu zapewniamy szybki, bezpieczny i efektywny dostęp do dokumentów oraz usprawnienie komunikacji z naszymi klientami. Nasza technologia wspiera efektywność w zarządzaniu finansami, a Ty zyskujesz więcej czasu na to, co najważniejsze – rozwijanie swojego biznesu.
Zaufaj innowacjom, które stawiają na wygodę!

Faktura elektroniczna a KSeF

Od 2022 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. KSeF ma na celu ułatwienie obiegu faktur, zwiększenie przejrzystości oraz poprawę kontroli nad obiegiem dokumentów księgowych. Faktury wystawione za pomocą KSeF umożliwiają organom skarbowym automatyczny dostęp, co przyspiesza proces ewentualnych kontroli i redukuje ryzyko błędów.

Niezależnie od formy, w jakiej podatnik otrzyma fakturę (papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną), prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wskazany na fakturze obowiązuje na takich samych zasadach.

Elementy, które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Jeśli dokument zawiera wymagane dane, uznaje się go za fakturę zgodnie z przepisami ustawy. Oznacza to, że podlega on wszystkim regulacjom dotyczącym przechowywania oraz odliczenia VAT. W przypadku braku wymaganych danych dokument nie spełnia definicji faktury, a tym samym nie można stosować do niego przepisów o przechowywaniu faktur oraz odliczaniu podatku naliczonego.

Forma przechowywania faktur a prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy mogą przechowywać faktury zakupu w dowolnej formie, niezależnie od tego, w jakiej formie je otrzymali od kontrahentów. Podatnicy mają zatem prawo do ujednolicenia sposobu przechowywania dokumentów, bez względu na ich pierwotny format.

Możliwe formy przechowywania faktur:

• Wersja papierowa – faktury otrzymane elektronicznie można wydrukować i przechowywać w wersji fizycznej.
• Wersja elektroniczna – papierowe faktury można zeskanować i przechowywać w formie cyfrowej.

Ustawa o podatku od towarów i usług nie wprowadza ograniczeń co do formy przechowywania faktur ani nie uzależnia prawa do odliczenia podatku VAT od formatu dokumentów. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy faktury mają formę papierową, elektroniczną, czy ustrukturyzowaną, podatnicy mogą skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o VAT naliczony, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w przepisach dotyczących odliczenia VAT.

Kiedy podatnik ma prawo do odliczenia VAT?

Podatnik ma zasadniczo prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, pod warunkiem że towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo to przysługuje jedynie w odniesieniu do towarów i usług, które są związane z działalnością opodatkowaną. Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje w przypadku towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych z VAT lub niepodlegających opodatkowaniu.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwota podatku naliczonego obejmuje sumę kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Przedsiębiorcy powinni zatem starannie dokumentować transakcje oraz dbać o prawidłowe przechowywanie faktur, aby móc skutecznie skorzystać z przysługującego im prawa do odliczenia VAT.

Warunki odliczenia VAT przez podatnika

Aby możliwe było obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, odliczenie musi być dokonywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku od towarów i usług. Dodatkowo, towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, co oznacza, że ich użycie skutkuje określeniem podatku należnego.

Warto podkreślić, że dokonanie odliczenia VAT jest możliwe tylko wówczas, gdy podatnik spełnia zarówno pozytywne przesłanki określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i gdy nie zachodzą przesłanki negatywne wymienione w art. 88 tej samej ustawy. W art. 88 ustawy o VAT ustawodawca definiuje listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do odliczenia VAT.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikom niezależnie od formy przechowywania faktur, pod warunkiem spełnienia następujących kryteriów:

- odliczenia dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług,
- towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
- nie zachodzą przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Warunki przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej

Podatnicy, którzy decydują się na przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, muszą spełniać określone warunki, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa. Bez względu na formę, w jakiej są przechowywane, faktury muszą być zorganizowane w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie. Muszą również zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia tych elementów. 

Aby zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, podatnicy mogą stosować różnorodne kontrole biznesowe. Kontrole te powinny umożliwiać stworzenie, wdrożenie i aktualizację odpowiednich procedur, które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu czyli związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi a realizowanymi transakcjami powinien być łatwy do prześledzenia. Oznacza to, że podatnik powinien posiadać wystarczające dane do powiązania dokumentów oraz stosować ustalone procedury w przedsiębiorstwie, które odzwierciedlają rzeczywiste procesy.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej jest zatem możliwe, pod warunkiem, że podatnik zadba o odpowiednie mechanizmy zapewniające autentyczność, integralność i czytelność tych dokumentów.

Odliczenie VAT z faktur elektronicznych

Podatnicy mają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej przy zastosowaniu różnych metod. Faktury zakupu przechowywane w ramach przyjętej przez przedsiębiorcę procedury archiwizacji, która spełnia te wymagania, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku naliczonego o kwotę podatku należnego.

Z punktu widzenia przepisów prawa, zniszczenie papierowych wersji faktur, które zostały uwzględnione w elektronicznym systemie archiwizacji, nie wpływa negatywnie na prawo do odliczenia VAT. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą skutecznie korzystać z możliwości odliczenia podatku VAT, nawet jeśli fizyczne kopie faktur zostały zniszczone. Kluczowym warunkiem pozostaje jedynie to, aby faktury w formie elektronicznej były przechowywane zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zapewniały wymagane standardy bezpieczeństwa oraz wiarygodności.